Productividad Personal | 4 Tácticas para administrar tus correos | Parte 2

Imagen Productividad PersonalNuestra habilidad para integrar y utilizar efectivamente herramientas como el correo electrónico, nos permitirá mejorar nuestra efectividad personal. A continuación continuamos con 4 tácticas simples y eficaces para dominar tu bandeja de entrada. Puedes acceder a la primera parte de este articulo en Productividad Personal | 3 Tácticas para administrar tus correos

Productividad Personal #4 | De-suscribirnos

Tengo épocas en las que me intereso por un tema en particular y me asocio y suscribo a grupos, blogs o sitios que exploran dicho tema. El problema es que una vez que obtuve la información o aprendizaje que necesitaba, no tenía el hábito de de-suscribirme de dicha publicación. Mi nueva regla es, si recibo un correo periódicamente para el cual no tengo tiempo o interés de leer, es una buena indicación de que debo de-suscribirme. De esta manera me ahorro un correo menos en mi bandeja.

Productividad Personal #5 | Apaga las notificaciones

Tal vez una de las distracciones más importantes con las que lidiamos en nuestro día a día, son las notificaciones o alertas de correos. El problema radica en que nos interrumpen la concentración cuando más la necesitamos.

Es difícil focalizar nuestra atención, cuando nos vemos interrumpidos por la alerta con el último correo que recibimos. Y a la hora de concentrarnos siempre hay una buena excusa para distraernos. Sin embargo, si tienes una fuerza de voluntad de acero y puedes resistir la tentación y urgencia de mirar ese correo con las últimas novedades sobre aquel tío que no ves hace 10 años, te dejo que mantengas los alertas y notificaciones. Para el resto de nosotros, simplemente los vamos a apagar.

Productividad Personal #6 | Utiliza el Tema para generar acción

Uno de los problemas que tienen muchos individuos es la necesidad de explicar, a veces con un doloroso detalle, la razón por la que nos envían el correo. Peor aún, nos obligan a leer hasta el último párrafo para entender el tema o problema que requiere nuestra atención. No sólo esto es una mala práctica, sino que probablemente retardará nuestra respuesta en tiempos donde nuestra capacidad de atención se reduce proporcionalmente a diario.

Por ello es imperativo utilizar el tema y elegir un título que atrape la atención del destinatario o explique en pocas palabras el propósito/acción del correo. La cantidad máxima de caracteres que son leíbles en un titulo de correo es sorprendentemente la misma cantidad que un mensaje de Twitter: 130. Varios estudios muestran que a partir de esta cantidad el indice de apertura del correo empieza a declinar.

Para capturar la atención de nuestro lector, vamos a utilizar entonces cuatro encabezados para alcanzar este objetivo:

1. INFORMAR

2. PEDIDO

3. RESPUESTA REQUERIDA

4. EOM

Cuando el objetivo es comunicar pero no existe ninguna acción especifica requerida para el destinatario, podemos titular nuestro correo INFORMAR: Cambios en el sistema de pago a proveedores. De esta manera, el receptor podrá archivar esta información y extraerla cuando sea necesario

Cuando requerimos una acción concreta del receptor, utilizamos el pedido. Por ejemplo, PEDIDO: Enviar listado de actividades antes del 1/9. Esto permite anticipar la necesidad antes que el receptor abra el correo.

La respuesta requerida es similar al pedido, pero en este caso hay una o varias preguntas detalladas en el correo. Por ejemplo, RESPUESTA REQUERIDA: Presupuesto 2015 Variaciones. Como las preguntas sobre el tema son varias, seria impráctico detallarlas en el titulo.

Finalmente, EOM o como sus siglas en inglés “End of Message” es una excelente táctica para comunicar sólo lo que está incluido en el título y evitar que el lector abra el correo. De esta manera, nos limitamos a enviar información en el titulo. Por ejemplo: RESPUESTA REQUERIDA: Presencia reunión de presupuesto 15/8. EOM. Así podremos confirmar o declinar nuestra presencia, sin necesidad de abrir el correo.

Productividad Personal #7 | Responder los emails del día anterior

Finalmente, quiero compartir una táctica que aprendí de Tony Hsieh, autor de “Delivering Happiness: A Path to Profits, Passion, and Purpose”, es limitarse a responder los correos del día anterior.

El problema de nuestra bandeja de entrada es que no sabemos cuantos correos vamos a recibir en el día de hoy. Sin embargo, sabemos cuántos correos recibimos el día anterior. La ansiedad que despierta un nuevo correo, se ve rápidamente sofocada y nuestra productividad personal aumenta, cuando nos enfocamos en reducir y responder la totalidad de los correos recibidos ayer en vez de aquellos que vamos a recibir el día de hoy.

Si Tony Hsieh, que recibe probablemente más de 200 correos diarios puede demorar su respuesta hasta mañana, tal vez debamos aprender que los imprescindibles no son promovibles.

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