Productividad Personal | 3 Tácticas para administrar tus correos

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El correo electrónico fue formalmente presentado a comienzos del ano 1993 y desde entonces, cambio la forma en que nos comunicamos y trabajamos.Las siguientes reglas te permitirán no caer en las trampas que describimos en el articulo anterior, pero además podrás subordinar esta herramienta a tus necesidades y tiempos.Nuestra bandeja de entrada se multiplica en un 30% año tras año. ¿Cómo recobrar un poco de sanidad en este mar de información?Hoy compartimos algunas tácticas y estrategias para que domines tu bandeja de entrada.

Las siguientes reglas te permitirán no caer en las trampas que describimos en el articulo 3 Principios de Administración Efectiva, pero además podrás subordinar esta herramienta a tus necesidades y tiempos.

Productividad personal #1 | Limitar nuestra conexión

Para maximizar nuestra productividad personal vamos a limitar nuestro tiempo de conexión al correo electrónico a no más de 2 veces por día y 30 minutos por vez. El propósito de limitar el tiempo es que nos obliga a tomar decisiones muy especificas durante el tiempo que estamos conectados. Nos condiciona a valorar nuestro tiempo de una manera diferente y por ende empezamos a comportarnos de manera diferente también.

El único secreto aquí es autodisciplina. Nadie nos controla para que seamos honestos con esta práctica, y tal vez haya días en que sea más dificil resistir la tentación. En general, cuando nos agendamos este tiempo para revisar nuestro correo somos mas exitosos en cumplir con este compromiso. Tal vez queremos convertir nuestro nuevo habito en un juego y contar los días que mantenemos nuestro compromiso, poniendo una meta u objetivo atado a una recompensa nos asegurará el éxito.

Sabiendo que nuestro tiempo de conexión es limitado, nos hará más fácil seguir la próxima regla de productividad personal.

Productividad Personal #2 | Bandeja de Entrada

 Para administrar nuestra bandeja entrada vamos a utilizar cinco acciones:

– Borrar

– Archivar

– Delegar y posterior seguimiento

– Responder

– Determinar la próxima acción

Una vez que nos conectamos y accedemos a nuestra bandeja de entrada, los temidos correos sin responder nos estarán esperando, casi como si supiéramos que estamos listos para ellos. Sin meditar y poniendo manos a la acción, empezamos a responderlos uno por uno.

Para ello vamos a utilizas las siguientes reglas.

Borrar: si el correo está dirigido hacia otra persona y nosotros estamos copiados sólo para nuestra información y la misma no es relevante o de valor en un futuro, vamos a simplemente eliminar, borrar, el correo. Algunas personas tienen dificultad a la hora de deshacerse de los correos, personalmente prefiero guardar la minima cantidad de información.

Archivar: si la información que recibimos es importante para un futuro y el correo no requiere información de parte nuestra, podemos quedarnos tranquilos archivando una copia en la carpeta relacionada al tema del que se trata.

Delegar y posterior seguimiento Si el correo requiere de nuestro involucramiento pero queremos utilizar la oportunidad para desarrollar a alguien de nuestro equipo, o la persona que posee la información nos reporta, la mejor decision es delegar la respuesta. Sin embargo esto no significa que delegamos la responsabilidad

Responder en 2’ o menos Una de las razones por las cuales el correo se convierte en adictivo es por la satisfacción inmediata que nos representa responder correos. Por ello, aquellos correos que demanden menos de 2 minutos en responder lo haremos en el momento. De esta manera alcanzaremos el sentido de realización y logro, pero lo limitaremos al tiempo que tenemos asignado.

Determinar la próxima acción Si el correo no puede ser respondido en dos minutos o menos, muchas veces es porque no tenemos la información necesaria, debemos estudiar material adicional o queremos articular nuestra respuesta con mayor detalle. En estos casos, debemos establecer ¿cuál es la próxima acción? Personalmente cambio el titulo del correo y lo muevo a mi calendario. De esta manera, si necesito tiempo para leer información adicional, o para investigar el tema antes de responder, me aseguro que el tiempo esta incluido en mi calendario y tiene una fecha esperada. Si mi respuesta demorara más de 24 horas, inmediatamente me comprometo con el emisor del correo y respondo con una fecha para proveer mi respuesta.

Productividad Personal #3 | Crear reglas que manejen tu correo 

Mucho de nuestro correo es información que no necesitamos procesar en el momento, pero que debemos revisar para mantenernos en sintonía con la organización.

Tal vez recibimos comunicaciones semanales, reportes o notificaciones que son relevantes pero no urgentes. Estos mensajes que cuando llegan a nuestra bandeja requieren ser archivados para su posterior revision, si no son procesados inmediatamente crean desorden en nuestra bandeja de entrada.

Por suerte la utilización de reglas automáticas nos permite etiquetar o automáticamente archivar mensajes de determinados emisores que contengan cierto titulo o palabra clave.

Revisa tu bandeja y asegúrate que no estés procesando correos manualmente que pueden ser automáticamente archivados.

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