Productividad Laboral | 3 Principios de Administración Efectiva

Imagen Productividad PersonalEl correo electronico fue formalmente presentado a comienzos del ano 1993 y desde entonces, cambio la forma en que nos comunicamos y trabajamos.

El valor del correo electrónico como herramienta de productividad en el trabajo es indiscutido, el problema es que en los últimos anos  el volumen se ha incrementado al mismo que la cantidad de cuentas de e-mail se ha multiplicado. Un estudio de la firma The Radicatti Group, revela que en los últimos cuatro anos las cuentas de correo electrónico corporativas han crecido, en promedio, un 25% ano tras ano, incrementando el volumen de correos hasta un 30%. En promedio, un usuario recibe 84 correos por dia y envía 41, totalizando un 30% mas que en 2011.

Si sientes que tu correo electrónico esta controlando tu vida, no estas solo. Según un reciente estudio de McKinsey & Company utilizamos un 28% de nuestro tiempo disponible semanal solamente en responder nuestro correo electrónico. Sin embargo, nuestra efectividad en la utilización de esta herramienta esta en discusión. La empresa IBM ha estimado en casi 1 billon de dolares la perdida en productividad laboral en grandes organizaciones por la sobreutilizacion de esta herramienta. 

El problema no radica en la utilización del correo electrónico sino en su mala utilización. Nos encontramos a diario creyendo que podemos repartir nuestra atención simultáneamente entre nuestro correo electrónico, la presentación en Power Point para nuestra próxima reunion y el reporte de gastos de nuestro ultimo viaje de trabajo. Una parte de nosotros cree que somos capaces de mantener el foco indiscriminadamente sin impacto en nuestra productividad y eficiencia. Numerosos estudios han demostrado que nuestra habilidad para mantener foco es limitada y que nos cuesta entre 5 a 10 minutos volver a tomar el ritmo de concentración una vez que hemos sido interrumpidos o cambiamos de tarea.

A diferencia del trabajo creativo, responder y enviar correos nos hace sentir que estamos trabajando eficientemente. Cuando comenzamos, planeamos y ejecutamos un proyecto nuestra percepción de avance y progreso no se mide instantáneamente. Cuando respondemos un correo tenemos la satisfacción inmediata de borrar el mensaje, lo que nos hace sentir productivos.

El desafio radica en como utilizar esta valiosa herramienta sin dejar que nos domine.

Problemas de la productividad laboral

El desorden mental no conduce a la productividad personal

Si en nuestra bandeja de entrada conviven diariamente miles de correos y pasamos nuestro tiempo haciendo búsquedas infructuosas para encontrar aquel correo que recibimos de un colega pero que no sabemos donde hemos colocado, probablemente tenemos una bandeja de entradas demasiado grande.

Nuestro cerebro no se desempeña de la mejor manera cuando tiene enfrente una maraña de correos sin abrir ni responder. Al igual que nuestro espacio de trabajo, una bandeja desbordada de correos nos obliga a perder tiempo buscando mensajes, nos dificulta la respuesta de los mensajes mas importantes y por sobretodo crea un estrés emocional porque nos hace sentir que nunca terminamos.

Productividad no es responder correos

Seguramente si revisas tu descripción de puesto no encuentres dentro de tus responsabilidades la cantidad de correos que debes responder a diario. Sin embargo, estoy seguro que tu desempeño sufrirá negativamente si dejas de responder los correos.

Por otro lado, existe una creencia que iguala productividad y efectividad con la capacidad para responder correos casi instantáneamente al recibirlos. Tal vez hayas escuchado decir que tal gerente es efectivo porque responde todos sus correos casi inmediatamente las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Y cuando escucho ese tipo de comentarios, me pregunto ¿qué tareas y actividades mas importantes esta persona esta dejando de lado para responder sus correos?

1. Crear un sistema que gire alrededor de nuestra bandeja de entrada

Organizar nuestro trabajo alrededor de esta herramienta es una filosofía de trabajo que ha incrementado su popularidad durante los últimos años gracias al escritor David Allen y su libro Organizate con Eficacia. En este trabajo, Allen propone un metodo de organización que gira entorno a la bandeja de entrada cero.

Sus principios han sido popularizados por sus seguidores, en diversos blogs como el de DavidTorné 2.0 (blog.davidtorne.com)

2. Comenzar nuestros días con las tareas que requieren mayor concentración

Varios estudios han comprobado que nuestro máximo estado de concentración y productividad lo alcanzamos por la mañana y decrece con el correr del dia. La respuesta de correos requiere poca energía mental, por ello la pregunta es ¿por qué queremos utilizar nuestro momento de mayor lucidez y rapidez mental en una tarea que requiere poca concentración?

El guru y autor de un sin fin de libros sobre administración del tiempo, Brian Tracy, sostiene que la mañana debe ser utilizada para las tareas que más esfuerzo mental requieren o aquellas en las que naturalmente procrastinamos.

 3. Declarar la bancarrota de la bandeja de entrada

El problema es que muchas veces acarreamos una historia que nos condiciona en nuestros comportamientos actuales. Lo importante es creer que nuestra experiencia pasada condiciona nuestro presente y futuro, pero que no necesariamente lo determina. Dicho de otra manera, podemos reaccionar de forma diferente, si queremos obtener diferentes resultados.

Podemos entonces, desatarnos de nuestro pasado y declarar la bancarrota de nuestra bandeja de entrada. De qué se trata? Simplemente, creamos una carpeta que se titule Archivo y movemos todos los mensajes que tengan una antigüedad de más de treinta días. De esta manera, nos aseguramos tener una cantidad de correos que podemos responder sistemáticamente y no volver a caer en las trampas que describimos anteriormente.

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