Administracion Efectiva

Trabajo a Distancia | Equipos Virtuales

Equipos Virtuales

imagen equipos virtualesHoy las demandas de este mundo globalizado implican que muchas veces trabajamos con “equipos virtuales”, es decir, con gente que casi nunca vemos en persona.  Más y más organizaciones basan su éxito en ejecutivos que pueden trabajar en estos ambientes.El manejo de “equipos virtuales” requiere ciertas capacidades y tener ciertas precauciones para maximizar la eficiencia. Hay muchas organizaciones trabajando exitosamente con equipos virtuales, por lo cual el éxito es posible. Aquí te damos algunas pautas de como maximizar la eficiencia en el manejo de equipos virtuales.

Le llamamos “equipo virtual” a aquel grupo de personas que no trabaja físicamente en el mismo lugar,como se acostumbraba antes. La globalización, la necesidad de dar flexibilidad a los empleados, todo lleva a aumentar la cantidad de equipos virtuales. Según estudios, y dependiendo del tipo de compañía, es posible que entre el 35 y 50% de la gente con la que interactuemos no este físicamente en nuestro lugar de trabajo. ¡Y para algunos empleados puede ser el 100%!

Los equipos virtuales son definitivamente positivos para sus empleados pero también para sus organizaciones. Está demostrado en una cantidad de experimentos que la flexibilidad que otorgan los equipos virtuales (Dan Pink lo denomina “Autonomía”) es una de las claves de la motivación laboral. Seguir leyendo

Neurociencia y Productividad | Parte 2

Imagen_productividad
Extremada cantidad de información, presión de los superiores, demandas del equipo. Hoy el stress se puede adueñar fácilmente de nosotros. Hoy la neurociencia aplicada a los negocios nos da algunas ideas de cómo mejorar nuestra productividad. ¿Cómo utilizar mejor nuestro cerebro para ser más exitosos en los negocios y en definitiva más felices? Si pensamos que nuestro día se basa en tomar decisiones veamos cómo hacerlo de una manera más eficiente. Veamos qué sabe la neurociencia para poder ayudarte a ser más productivo y exitoso en tus tareas de negocios.
En nuestro camino hacia la productividad debemos aprovechar también las herramientas que tenemos para “quitarnos cosas de la cabeza” que ocupan lugar y nos distraen. Asimismo manejemos la cantidad de proyectos: el cerebro no está preparado para manejar mucho más de 4 urgencias a la vez.

El modelo del Iceberg

Nosotros solo vemos la punta del iceberg, i.e., los resultados y comportamientos. Pero estos son determinados por lo que no vemos, i.e., las emociones y los pensamientos. Volviendo al comienzo,cuanto mejor manejemos nuestras emociones, mejores serán nuestras decisiones, resultados y seremos mejores líderes.
“Hormigas” – ANTs (Automatic Negative Thoughts) por Daniel Eimen (neurologo):
Seguir leyendo

Productividad Personal | 4 Tácticas para administrar tus correos | Parte 2

Imagen Productividad PersonalNuestra habilidad para integrar y utilizar efectivamente herramientas como el correo electrónico, nos permitirá mejorar nuestra efectividad personal. A continuación continuamos con 4 tácticas simples y eficaces para dominar tu bandeja de entrada. Puedes acceder a la primera parte de este articulo en Productividad Personal | 3 Tácticas para administrar tus correos

Productividad Personal #4 | De-suscribirnos

Tengo épocas en las que me intereso por un tema en particular y me asocio y suscribo a grupos, blogs o sitios que exploran dicho tema. El problema es que una vez que obtuve la información o aprendizaje que necesitaba, no tenía el hábito de de-suscribirme de dicha publicación. Mi nueva regla es, si recibo un correo periódicamente para el cual no tengo tiempo o interés de leer, es una buena indicación de que debo de-suscribirme. De esta manera me ahorro un correo menos en mi bandeja.

Seguir leyendo

Productividad Laboral | 3 Principios de Administración Efectiva

Imagen Productividad PersonalEl correo electronico fue formalmente presentado a comienzos del ano 1993 y desde entonces, cambio la forma en que nos comunicamos y trabajamos.

El valor del correo electrónico como herramienta de productividad en el trabajo es indiscutido, el problema es que en los últimos anos  el volumen se ha incrementado al mismo que la cantidad de cuentas de e-mail se ha multiplicado. Un estudio de la firma The Radicatti Group, revela que en los últimos cuatro anos las cuentas de correo electrónico corporativas han crecido, en promedio, un 25% ano tras ano, incrementando el volumen de correos hasta un 30%. En promedio, un usuario recibe 84 correos por dia y envía 41, totalizando un 30% mas que en 2011.

Si sientes que tu correo electrónico esta controlando tu vida, no estas solo. Según un reciente estudio de McKinsey & Company utilizamos un 28% de nuestro tiempo disponible semanal solamente en responder nuestro correo electrónico. Sin embargo, nuestra efectividad en la utilización de esta herramienta esta en discusión. La empresa IBM ha estimado en casi 1 billon de dolares la perdida en productividad laboral en grandes organizaciones por la sobreutilizacion de esta herramienta.  Seguir leyendo

Reuniones Efectivas | 7 Claves para crear Minutas

Imagen Reuniones efectivas

Para más información sobre reuniones efectivas visita nuestro podcast Reuniones de Trabajo | 3 Roles claves para su efectividad

Reuniones efectivas

Un aspecto fundamental de la cualquier reunión efectiva, es la habilidad para capturar acciones y acuerdos generados durante la reunión de trabajo. Su propósito es funcionar como recordatorio de los temas, decisiones y planes que resultan de la reunión de trabajo.

El formato de la minuta debe incluir el día que se lleva a cabo la reunión, el titulo o tema de la reunión, quienes son los asistentes y las acciones y/o acuerdos alcanzados durante la reunión con su respectiva fecha de ejecución y responsable.  Seguir leyendo

Reuniones eficaces | 4 Aspectos Logísticos para recordar

Imagen Reuniones Eficaces

Para más información sobre reuniones efectivas visita nuestro podcast Reuniones de Trabajo | 3 Roles claves para su efectividad

 Encontrar el lugar ideal para llevar adelante una reunión de trabajo es tan importante como asegurarse que el contenido de la reunión y su facilitación son efectivos.

Idealmente, buscaremos un salon que tenga la capacidad de llevar adelante reuniones eficaces. Buscaremos que tenga recursos como rotafolios; audio, video, proyector y pantalla; facilidad para modificar el diagrama de las sillas y mesas; una sección para acomodar materiales y refrescos.

Como parte de los aspectos logísticos debemos preparar copias de la información que presentaremos y cualquier material de soporte que nos ayude a alcanzar el objetivo. Asegúrate de tener suficientes copias y algunas adicionales, en caso de que algún participante lo requiera. La presentación de las copias proyecta nuestra imagen profesional, por ello prefiero utilizar carpetas que protejan el contenido o si fuera posible encuadernar las copias con anillados. En general, estaremos presentado en Power Point® por lo que las copias deberían dejar lugar para tomar notas. Personalmente, prefiero imprimir 2-4 slides por hoja dependiendo la cantidad de texto que incluye cada hoja.

Los mejores horarios para llevar adelante una reunión son en la mañana. Dependiendo la cultura de tu Compañía, la primera hora de la mañana no sea lo mas conveniente. Muchas veces los empleados tienen horarios flexibles que permiten llegar mas tarde en caso de tener que dejar niños en el colegio o guardería infantil. En mi experiencia, media mañana resulta ser el mejor horario para reuniones eficaces porque las personas ya habrán chequeado sus emails y están dispuestas a involucrarse en aspectos más decisivos. Bajo ninguna razón te sugiero que lleves adelante tus reuniónes inmediatamente después del almuerzo o al finalizar la jornada laboral. En general, las personas están físicamente y mentalmente agotadas por la tarde por lo que el nivel de compromiso y participación se reducirá sustancialmente.

Seguir leyendo

Reuniones de Trabajo | 3 Roles claves para su efectividad

imagen reuniones de trabajo

Pasamos incontables horas durante nuestra jornada laboral utilizando una herramienta critica para la administración de objetivos, influencia y obtención de resultados. Sin embargo prestamos poca atención y casi ningún esfuerzo en asegurarnos nuestra eficiencia personal y productividad en la utilización de esta herramienta: la reunión de trabajo. 

 

 

Para entender como podemos ser mas efectivos debemos forzar un entendimiento mas profundo de los factores claves de éxito en la utilización de esta herramienta:

1.       Objetivo, es la razón para la reunión y qué queremos alcanzar como resultado de la misma

2.       Proposito y responsabilidad para cada uno de los invitados

3.       Aspectos logísticos: donde, cuando y recursos

4.       Crear y mantener una minuta

5.       Entender los comportamientos y acciones que no generan valor

6.       Facilitación de la reunión

7.       Seguimiento Seguir leyendo